Privacyreglement van gemengd koor De Loozangers
Opgesteld op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679)
- Het doel van het registreren en bewaren van de persoonsgegevens van de leden is het naar behoren laten functioneren van de vereniging. Hierbij valt te denken aan het rondsturen van mededelingen, nieuwsbrieven, uitnodigingen, de ledenlijst, het innen van contributie en donaties, het bijhouden van jubilea en lief & leed, en voor onderlinge communicatie tussen leden. Daarnaast presenteert het koor de Loozangers zich in concerten en op de eigen website.
- Het bestuur is verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens.
- De volgende persoonsgegevens zijn in bestanden opgenomen en daar is een overzicht van: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s), e-mailadres, geboortedatum, ingangsdatum lidmaatschap, en een foto voor het “smoelenboek”. Het bankrekeningnummer is alleen bekend bij de penningmeester. In e-mailberichten van het bestuur aan alle leden tegelijk worden de geadresseerden in BCC opgenomen.
- Op een besloten gedeelte van de website van het koor, dat met een wachtwoord beveiligd is, staan partituren en relevante muziek/mp3 bestanden. Alleen de leden van koor De Loozangers hebben toegang tot dit besloten gedeelte van de website.
- In het openbare gedeelte van de website worden ook foto’s geplaatst die gemaakt zijn tijdens concerten, koorreizen, open dagen etc. waar koorleden op voorkomen, dit ten behoeve van een (foto)verslag van bedoelde evenementen. Medewerkers aan onze concerten wordt om toestemming gevraagd voor het plaatsen van foto’s van hen op de website. Bezoekers van de website kunnen ervoor kiezen geen gebruik te maken van cookies.
- Er worden geen bijzondere persoonsgegevens bewaard zoals godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij. Er is geen wettelijke uitzonderingsregel van toepassing.
- In de bevestigingsbrief bij de aanmelding van het lidmaatschap wordt het lid geïnformeerd over de wijze waarop de persoonsgegevens worden bewaard en dat de gegevens niet aan derden zullen worden verstrekt. Aan aspirant-leden wordt als voorwaarde gesteld dat zij op dezelfde manier omgaan met de gegevens van medekoorleden. Ter bevestiging dat de leden kennis hebben genomen van dit privacyreglement wordt gevraagd dit schriftelijk voor “gezien” te tekenen.
Rechten leden:
Leden hebben het recht op dataportabiliteit. Dit is het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van hen heeft. Zij hebben het recht om hun persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast hebben zij het recht hun toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens.
Verder kunnen de leden gebruik maken van het recht op vergetelheid. Als men gebruik maakt van dit recht zullen alle persoonlijke gegevens direct worden verwijderd vanaf het moment dat deze van rechtswege niet meer nodig zijn.
Iedereen van wie het koor persoonsgegevens gebruikt, kan bij de secretaris een schriftelijk verzoek doen tot inzage, correctie, verwijdering of “vergeten worden” van hun persoonsgegevens. Ook kunnen zij hun toestemming tot verwerking van hun persoonsgegevens intrekken en/of een bezwaar maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens en hiervan een mededeling sturen naar de secretaris van het koor De Loozangers.
- Op schriftelijke aanvraag bij de secretaris krijgt het lid binnen 3 weken inzage in de van hem geregistreerde gegevens. Hierbij zullen de gegevens van anderen onleesbaar worden gemaakt.
- De adresgegevens worden bewaard op de computers van de secretaris en van de penningmeester. Bovengenoemde gegevens worden bewaard en opgeslagen zolang men lid is van het koor. Na overlijden of opzegging worden alleen naam en datum van aanvang en beëindiging van het lidmaatschap bewaard.
- Het onder 9 genoemd gegevensbestand is beveiligd met een wachtwoord. De pc en/of laptop is adequaat beschermd door virus- en/of anti-malware programma’s.
- De secretaris heeft toegang tot de bestanden met de persoonsgegevens. De penningmeester krijgt de voor zijn functie relevante gegevens doorgestuurd.
- De secretaris is de door het bestuur aangewezen functionaris voor het beheren en uitvoeren van de bescherming persoonsgegevens binnen het koor.
- Er worden geen overeenkomsten afgesloten met derden die de persoonsgegevens willen benutten voor eigen of commercieel gebruik.
- In het geval van een datalek zal de secretaris, zodra hij/zij is geïnformeerd, direct herstel en schadebeperkende maatregelen nemen en per direct proberen te achterhalen of het datalek al dan niet moet worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en de leden en eventuele contractpartijen op de hoogte stellen van het datalek. De melding van een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens dient binnen 72 uur na bekendwording te worden gedaan. De secretaris zal vervolgens in het belang van het koor de Loozangers en betrokkenen de gang van zaken evalueren ter voorkoming van nieuwe incidenten.
Vastgesteld te Zweeloo in de algemene ledenvergadering d.d. 6 mei 2025